PDA

View Full Version : Quy tắc soạn thảo văn bản



nbc
15/09/07, 11:06 PM
Soạn thảo là một kỹ năng cần thiết trong học tập và trong cuộc sống. Bài viết này đã được đăng trong mục Kỹ năng sống. Song thầy thấy nó vẫn rất cần thiết cho các bạn sinh viên. Vì vậy, xin được đăng lại bài viết ở đây để các bạn thành viên mới dễ tìm.


Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản


Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.

Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ... Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.


Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.


Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.





Chú ý


1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.
Gõ văn bản: dễ mà khó
Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.
Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

ĐKT
16/09/07, 08:21 AM
Bàn tiếp về soạn thảo văn bản. Chúng ta có thể nói soạn thảo văn bản là một kỷ năng sống. Nhìn vào văn bản người đọc có thể hình dung được khả năng của người viết qua cách dùng từ, bố trí bố cục của bài viết cho đến văn phong. Trong các kỷ năng: Nghe, nói, đọc, viết, thì viết là viết là kỷ năng khó nhất. Do vậy, khi chúng ta viết tốt thì đồng nghĩa với các kỷ năng kia chúng ta đều thuần thục. Là sinh viên chuẩn bị bước vào đời với nhiều mối quan hệ giao tiếp, tôi nghĩ bạn và tôi cũng nên quan tâm hơn cho kỹ năng này. Bạn thử nghĩ thử xem, khi ra trường cầm tờ đơn xin việc với những câu chữ nguyệch ngoạc, lủng củng, nhà tuyển dụng họ sẽ nghĩ gì. Nhiều người cho rằng viết không quan trọng, kiến thức mới là quan trọng. Theo tôi đó là sai lầm. Chúng ta phải chuẩn bị tốt những gì có thể để thể hiện mình là người hoàn hảo. Về văn phong giao tiếp trong những văn bản hành chính, nhà nước ta cũng đã quy định chung cho toàn quốc thống nhất mẫu văn bản và cách trình bày văn bản. Nhân đây tôi cũng giới thiệu với các bạn Thông tư Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP của liên Bộ: Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ để các bạn tham khảo và hoàn thiện hơn trong cách trình bày văn bản của mình.

nbc
16/09/07, 08:29 AM
Tiếp về sự cần thiết phải trau dồi kỹ năng viết:

Hiện nay, có rất nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu trong hồ sơ xin việc phải có một Đơn xin việc viết bằng tay (chứ không phải là mẫu đơn xin việc mà người xin việc chỉ cần tự điền vào).

Thông qua đơn xin việc này, khả năng viết của các ứng viên cùng với những phẩm chất khác sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá.

Và như vậy, nhiều ứng viên đã bị loại ngay từ vòng đầu. Những ứng viên có kỹ năng viết tốt sẽ được xem xét tuyển chọn.

Mong các bạn hãy hết sức quan tâm tới kỹ năng này.

zinzin
21/12/07, 08:14 AM
Tất cả các bài trên mình thấy thật là bổ ích.Mong mọi người post thêm bài kỹ năng đánh máy vi tính bằng 10 ngón tay nữa :),nếu không được 10 ngón tay thì làm sao để đánh máy vi tính cho nhanh a'!mình cảm ơn rất nhiều!

ĐKT
21/12/07, 12:10 PM
Tất cả các bài trên mình thấy thật là bổ ích.Mong mọi người post thêm bài kỹ năng đánh máy vi tính bằng 10 ngón tay nữa :),nếu không được 10 ngón tay thì làm sao để đánh máy vi tính cho nhanh a'!mình cảm ơn rất nhiều!

Kỹ năng đánh máy vi tính bằng 10 ngón tay theo ĐKT là rất cần thiết. Việc đánh máy bằng 10 ngón rất ít người quan tâm. Tuy nhiên nếu bạn đánh máy được 10 ngón thì tốc độ sẽ nhanh rất nhiều và ít sai lỗi chính tả. Cái này do thói quen thôi! Ban đầu thì rất khó chịu nhưng sẽ quen dần và đi đến thành thạo, khi đó bạn không cần nhìn bàn phím đâu. Khi đặt tay trên bàn phím thì thói quen sẽ phân chia ngón nào phụ trách những chữ nào rồi. Có khi nào bạn nhìn thấy một người vừa đánh máy vừa trò chuyện với người khác chưa? Nhờ đánh máy 10 ngón đấy! (Mời bạn đến phòng dịch thuật của phòng Công chứng nhà nước số I thành phố ĐN thì rõ). Vậy bạn thử đánh máy 10 ngón xem?

Xin bật mí với các bạn ĐKT không đánh máy được 10 ngón nhưng cũng đánh được 9 ngón do ngón cái tay phải nó không chịu làm việc!!! Cái này mình tập từ khi còn đánh máy chữ với giấy than kia!

zinzin
22/12/07, 09:02 AM
nbc mở chuyên mục này mình thấy thật khí thế :)
Nhân tiện đây mình cũng giới thiệu lại bài viết của bạn ktx06 về Cách Gõ Bàn Phím Bằng 10 Ngón
Đây là đường link:http://www.dut.edu.vn/Forum/showthread.php?t=205
Bạn nào quan tâm thì vào xem nhé,rất hay đấy.

phnam
25/12/07, 04:17 PM
Để có thể gõ được 10 ngón, phải tập nhiều đó các bạn ạh, có rất nhiều chương trình hổ trợ bạn tập, nhưng cơ bản nhất ta đừng chiều theo thói quen của mình. Ta cứ quen gõ 1, 2 ngón rồi cứ thế miết, hãy bắt đầu bằng 10 ngón tay đặt trên bàn phím, dù rất chậm đi chăng nữa, mình đảm bảo sau 1 tháng các bạn sẽ gõ tuyệt vời không những với 10 ngón tay mà không cần nhìn bàn phím nữa.